Certificazione del servizio

Indicazioni e descrizione della soluzione proposta per il servizio di fatturazione elettronica e di conservazione a norma per 10 anni ai Nostri Clienti.

Per la Ns proposta di fatturazione Elettronica collaboriamo con un Trust Service Provider attivo nel campo della dematerializzazione documentale, della digitalizzazione di processi aziendali critical business oltre che della conservazione a norma di lungo periodo.

I servizi erogati sono caratterizzati dalla realizzazione concreta e significativamente vantaggiosa di progetti e processi ad alto valore aggiunto in tema di
ottimizzazione di risorse, business innovation, office automation e digital preservation

Nello specifico il servizio offerto prevede:

• fatturazione elettronica tra privati (B2B) attiva e passiva;
• fatturazione elettronica P.A.;
• dematerializzazione documentale e archiviazione digitale;
• di conservazione a norma di lungo periodo di documenti elettronici.

L’infrastruttura e la sicurezza 

L’infrastruttura tecnologica e informatica oltre che all’architettura di sistema utilizzata per l’erogazione dei servizi offerti dal Ns partner, è collocata all’interno di un cage privato presso il Data Center di B.T. Italia (ex I.NET) in Settimo Milanese, tra i primi centri di housing di tutta Europa, particolarmente rinomato per le sue caratteristiche di sicurezza fisica e logica.

Il livello di affidabilità del Data Center è definito come “Tier 4”, il quale garantisce un uptime pari al 99,995% (circa 26 minuti di downtime all’anno) o superiore.

La struttura è stata appositamente selezionata per l’alto livello di sicurezza della location geografica (lontana da fonti di pericolo esterne quali fiumi a rischio esondazione, aeroporti, aziende o magazzini che trattano materiali pericolosi), per la garanzia di continuità del servizio (alimentazione, rete, sistemi antincendio e raffreddamento ridondati), oltre che per la sicurezza interna (sistemi antiintrusione, accesso limitato e controllato, misure antiterrorismo, sorveglianza 24/7, intervento delle forze dell'ordine in 3 minuti).

Tra le certificazioni più importanti di B.T Italia si possono citare

 BS15000 (ora ISO 20000) per la gestione dei servizi IT

 ISO 90012008 per il sistema gestionale;

 ISO 27001 e 27002 per la sicurezza delle informazioni per tutte le sedi italiane.

Una copia speculare dei dati conservati nel Sistema di conservazione è inoltre mantenuta presso il sito di Disaster Recovery posto in Arezzo, sincronizzata tutte le notti, allo scopo di poter ripristinare il servizio in caso di grave compromissione del sito B.T. Italia (ex I.NET).

Il Ns partner tecnologico. è una sociera certificata ISO/IEC 27001:2013 ed è compliant con l’articolo 24 del Regolamento eIDAS (910/2014) come definito dalla Circolare Accredia 5/2017. Il Sistema di Conservazione è compliant con il D.Lgs. n. 82/2005 ss.mm.ii. (Codice dell’Amministrazione Digitale) e relative regole tecniche (in particolare con il DPCM 3dicembre 2013 sui sistemi di conservazione) e risulta accreditato nel Registro dei Conservatori AgID (Agenzia per l’Italia digitale).

 Servizio di gestione e conservazione a norma di documenti elettronici a rilevanza fiscale 

• Acquisizione dei documenti informatici trasmessi dal Cliente 

Il servizio consiste nell’acquisizione dei flussi/file relativi ai documenti elettronici del Cliente in formato XML alla trasmissione verso l Sistema di Interscambio (XMLPA v.1.2), l’eventuale valorizzazione in service dei codici IPA da anagrafica fornita dal Cliente – esclusivamente per la fatturazione verso la Pubblica Amministrazione - e la loro successiva Conservazione a norma per 10 anni. L’attività di acquisizione dei flussi sarà realizzata mediante trasferimento SFTP.

• Invio e ricezione delle fatture elettroniche 

Il servizio consiste: nell’invio dei file XML verso il Sistema di Interscambio mediante il canale accreditato del Ns partner (intermediario accreditato), la gestione e il monitoraggio degli stati dell’invio tramite piattaforma web o sotto forma di flusso informativo verso ERP del Cliente e nella ricezione delle fatture elettroniche B2b tramite il codice destinatario messo a disposizione dal nostro servizio di fatturazione elettronica, il monitoraggio e la gestione delle azioni di accettazione/rifiuto tramite piattaforma web, ovvero l’export massivo delle fatture XML e dei relativi stati mediante flusso informativo verso ERP del Cliente per la pre- contabilizzazione automatica della prima nota.

• Firma dei documenti elettronici 

• Sottoscrizione delle Fatture Attive 

Ai fini della loro trasmissione verso il Sistema di Interscambio e la successiva Conservazione a norma dal nostro servizio di fatturazione elettronica a tutti i flussi di fatturazione elettronica attiva, sia PA che B2B, sarà apposta una firma qualificata o digitale da parte del Cliente, anche in modalità remota e massiva, salvo delega al Ns Partner dal nostro servizio di fatturazione elettronica per l’emissione ai sensi dell’articolo 21 del d.P.R. n. 633/72.

• Firma digitale remota 

La normativa italiana sulle Firme Elettroniche permette l’uso di soluzioni di Firma qualificata a valenza legale che prevedono l’uso di chiavi crittografiche (Firma Digitale) generate a bordo di un dispositivo HSM Hardware Security Module).

L’HSM può essere installato remotamente e sostituisce a pieno titolo, nei casi permessi dalla vigente normativa, il dispositivo personale direttamente gestito dall’utente (Smart Card o Token USB)

Ai fini della valenza legale delle operazioni di Firma Remota, il possesso esclusivo delle credenziali e la volontà esplicita della firma, devono essere garantite tramite strumenti di “Strong Authentication” che permettano di verificare, in modo certo, l'identità della persona e lo sblocco controllato dell’operazione. La Firma Digitale Remota ottimizza le funzionalità del servizio di Firma Digitale, rendendo l’utilizzatore completamente libero da qualsiasi vincolo legato all’installazione di hardware e permettendo di sottoscrivere digitalmente documenti informatici via web in condizioni di massima sicurezza.

Sarà possibile effettuare tutte le operazioni volte alla sottoscrizione di documenti digitali in modo rapido, semplice e totalmente sicuro, grazie all’utilizzo di una comoda “Smart Card virtuale” (senza il coinvolgimento dell’utente proprietario delle credenziali) e, laddove previsto dalla tipologia documentale oltre che dalle previsioni normative di natura fiscale, di una “Password OTP” (One Time Password) per il controllo (blocco e sblocco) delle credenziali remote e per l’autorizzazione o il diniego alla firma.

• Conservazione a norma 

Il Servizio erogato dal nostro servizio di fatturazione elettronica s.r.l. realizza la conservazione nel lungo periodo - a garanzia dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità - di documenti elettronici, secondo quanto stabilito dalla normativa vigente in materia.

Il Sistema di conservazione a norma erogato dal nostro servizio di fatturazione elettronica s.r.l. è conforme alle disposizioni contenute nel D.P.C.M. 3 dicembre 2013, recante “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del C.A.D. di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.

Il Sistema di Conservazione a norma Del nostro servizio di fatturazione elettronica, inoltre, è realizzato nel rispetto dei principali standard nell’ambito della formazione, gestione e conservazione di documenti elettronici e documenti amministrativi informatici.

• La soluzione web 

I web front end applicativo per gli utenti del Servizio di fatturazione elettronica PA e B2b e di conservazione a norma di lungo periodo, è realizzato mediante una soluzione web

La piattaforma consente di mascherare all’utente finale le complesse dinamiche legate ai trasferimenti automatici di flussi documentali elettronici, all’apposizione di firme qualificate massive sui cicli attivi o passivi di fatturazione elettronica B2B o su Libri/Registri contabili e alla conservazione a norma di lungo periodo.

Grazie alle specifiche funzionalità, la piattaforma consente di:

• gestire la propria anagrafica Cliente;
• importare, indicizzare e validare le tipologie documentali previste – quali attività imprescindibili e propedeutiche a una corretta conservazione digitale – e per questo agevolate, nella loro esecuzione, da meccanismi di riconoscimento automatico e mappatura di dati, compilazione multipla e controllo formale delle informazioni inserite;
• emettere, ricevere, gestire e monitorare i flussi di fatturazione elettronica PA e B2b;
• conservare a norma i documenti elettronici importati per 10 anni, come previsto dalla normativa vigente;
• ricercare e consultare i documenti elettronici conservati sia a fini archivistici che di esibizione a terzi.

•  La soluzione client 

Mediante un applicativo client installato presso i sistemi del Cliente è possibile definire un'area dedicata del file system nella quale verranno depositate automaticamente tutte le fatture ricevute dalla piattaforma e copia di tutte le fatture emesse da interfaccia. L'ERP del Cliente potrà importare i documenti (attivi e passivi) direttamente da tale area al fine di perfezionare la loro contabilizzazione. Il client, inoltre, intercetterà nella medesima area la scrittura anche massiva di fatture XML da inviare, tipicamente provenienti dall'ERP In tale modo il client le sottometterà al sistema senza necessità per l'utente di interagire con la piattaforma web.

• Il Responsabile della Conservazione 

Ai fini del servizio erogato, il Responsabile della Conservazione è da individuarsi all'interno dell'organizzazione del soggetto Produttore dei documenti elettronici destinati all'invio verso il Sistema di Conservazione. I compiti gli obblighi e le responsabilità del Responsabile della Conservazione, indicate dagli articoli 6 e 7 delle Regole tecniche in materia di sistema di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013), possono essere in tutto o in parte delegate a soggetti terzi, quali il Responsabile del Servizio di Conservazione.

• Il Responsabile del Servizio di Conservazione 

I Responsabile del Servizio di conservazione è il soggetto cui il Produttore può delegare le attività per esso previste dalle Regole Tecniche DPCM 3 dicembre 2013. Il Responsabile del Servizio di Conservazione, su preciso incarico contrattuale affidatogli, si occuperà di definire e attuare le politiche complessive del Sistema di Conservazione a norma, nonché di governare la gestione dello stesso.

Su specifico incarico, infatti, il Responsabile del Servizio di Conservazione definisce le caratteristiche e dei requisiti del Sistema in conformità e in attuazione alla normativa vigente, garantendo la corretta erogazione del Servizio al Cliente, definendone gli aspetti tecnico-operativi e validandone i disciplinari tecnici che specificano gli aspetti di dettaglio e le modalità operative di erogazione del Servizio.

Di seguito l’elenco dei principali riferimenti normativi italiani e europei in materia, cui il Servizio di Conservazione del nostro servizio di fatturazione elettronica risulta compliant:

• Legge numero 244 del 24 dicembre 2007, Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge finanziaria 2008);
• Decreto 7 marzo 2008, Individuazione de gestore de Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze, ai sensi dell’articolo 1, comma 212 della legge numero 244 del 2007 (Gazzetta Ufficiale numero 103 del 3 maggio 200 8);
• Decreto 3 aprile 2013, Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, comma 213, della legge 24 dicembre 2007, numero 244 (Gazzetta Ufficiale numero 118 del 22 maggio 2013);
• Decreto MEFdel 17 giugno 2014 (Gazzetta Ufficiale del 26 giugno 2014, numero
• 146).
• Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell'impresa Capo I Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis
• - Documentazione informatica;
• Legge 7 agosto 1990, n. 241 e s.m.i. – Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi;
• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i. – Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;

• Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 (GU n. 174 del 29 luglio 203) e
  successive modificazioni – Codice in materia di protezione dei dati personali;
• Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 e s.m.i. – Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio;
• Decreto Legislativo n.52 del 20 febbraio 2004 - Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA
• Decreto Legislativo n.82 del 7 marzo 2005 (G.U. n.112 del 16 maggio 2005) e successive modificazioni – Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD);
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30 marzo 2009 (GU n. 129 del 6 Giugno 2009)

- Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici;

• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71;
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3dicembre 2013 GU n. 59 del 12 marzo 2014)

- Regole tecniche in materia di Sistema di Conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23- ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005;

• Circolare AGID 10 aprile 2014 n 65 – Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.